Liderazgo y trabajo en equipo, claves de VOST

(Fte:magmacultura.com)

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El liderazgo y un equipo de voluntarios que afronten las crisis en las redes sociales son las principales claves del funcionamiento de los equipos de voluntarios digitales (VOST), señala el estudio publicado por el proyecto EPIC de la Universidad de Colorado sobre el uso de los equipos VOST desarrollado por Lisa Ann St. Denis , Leysia Palen y Amanda Hughes.

El estudio detalla las acciones del VOST durante el incendio de Shadow Lake en Oregón en 2011 y analiza todos los aspectos de su implementación. Esto incluye “la relación del equipo con el punto de agencia solicitante de contacto (Kris Eriksen, que era la responsable de comunicación de la Sistema Nacional de Gestión de Incidentes ) las tareas asignadas al equipo y  las relaciones en y entre los miembros del equipo; el liderazgo de equipos; los procesos y las herramientas utilizadas para llevar a cabo.”

“Registrar y reportar su trabajo de vuelta al solicitante, y la capacidad de los voluntarios para sostener sus contribuciones” también forman parte de estas acciones, explica Kim Stephens en su blog idisaster 2.0

El equipo VOST objeto del estudio no fue creado para responder a los efectos del fuego, sino que es un equipo que ya estaba formado y habían trabajado juntos en casos reales (de menor escala) en numerosas ocasiones, añade Stephens, quien señala que los miembros del equipo también están en contacto casi a diario entre sí a través de redes sociales , aun cuando no se les pide que trabajen  en un incidente.

vost en españaQue es un VOST

Un equipo de voluntarios digitales es, en palabras del creador del término, Jeff Phillips, una integración de ” agentes de confianza “. Scott Reuter lo define como un grupo de personas “que trabajan juntos de forma virtual cuando se desata una emergencia para establecer y controlar los medios de comunicación social, la gestión de los canales de comunicación con el público, y tratar los asuntos que se pueden ejecutar de forma remota a través de medios digitales, tales como la gestión de las donaciones y voluntarios”.

Las redes sociales, fundamentales en crisis

En el estudio de Oregón analizado por la Universidad de Colorado “los gestores de emergencias han comenzado a darse cuenta del papel fundamental que los medios sociales pueden desempeñar en la comunicación con los ciudadanos en caso de emergencia o desastre”, analizando este caso.

El uso de  las redes sociales para difundir la información no es necesariamente un gran esfuerzo para la mayoría de las organizaciones, en opinión de Stephens “a pesar de la necesidad de realizar algunos cambios en los procesos tradicionales, tales como volcar información actualiza con más frecuencia.”

Controlar la comunicación e interactuar con los ciudadanos, retos de los VOST

“Sin embargo , el concepto de control , y luego interactuar con los ciudadanos a través de medios de comunicación social , sobre todo para tener conocimiento de la situación o incluso para medir el sentimiento , es todavía bastante inquietante para algunos. La mayoría de las preocupaciones giran en torno simplemente a la capacidad del ser humano para controlar la información y distribuirla al público siguiendo un flujo constante”.

Hay que tener en cuenta que sólo distribuiremos la información valiosa y seleccionarla requiere un esfuerzo considerable .

vost Liderazgo

Un equipo virtual no puede funcionar sin un líder fuerte que convierta el éxito del equipo en su misión diaria, incluso cuando el equipo no está en funcionamiento, señala el estudio.

“ Este es el caso de Jeff Phillips, dice Stephens, no sólo a la persona que imaginó el concepto (de VOST), sino que trabaja sin descanso para que sea una realidad . Los autores del estudio sugieren que el líder del equipo podría ser un voluntario , como Jeff , o un miembro del personal de la agencia de respuesta pagada.”

“Phillips también ocupa el rol de ” jefe animador”, elogiando constantemente a los miembros del equipo; dándoles las gracias y exaltando sus esfuerzos . Aunque Jeff no solía desempeñar el papel de tomar decisiones, sin este papel, el equipo podría recaer por no encontrar una forma de resolver los desacuerdos”, añade Stephens.

Trabajo en equipo

Un equipo de voluntarios que van a trabajar junto hacia un objetivo común necesita entender y confiar en sus miembros.  En el caso de Oregon,  el equipo se formó mediante el contacto diario en las redes sociales “que creó un ambiente de camaradería por los miembros.  Además, la membresía es limitada, lo que avivó el sentimiento de pertenencia , así como un sentido de ser parte de algo más grande que sus propios esfuerzos individuales”, indica Stephens.

Un misión clara

El VOST está específicamente diseñado para ser activado  y trabajar directamente para la gestión de incidentes y la gestión de tareas específicas. “El éxito demostrado durante la gestión del fuego de Shadow Lake fuego puede ser atribuido a la capacidad del equipo para entender exactamente lo que necesitaba llevar a cabo y la libertad dada para realizar las tareas en cuestión.”

Skype, bandera virtual

El estudio menciona las herramientas de las redes sociales que el equipo empleó para completar su trabajo durante las tres semanas que estuvieron activos.

skype-outlookcomSkype fue el modo  de grabar  su trabajo  y de ponerse al día leyendo lo que había ocurrido antes. Los miembros del equipo utilizaron esta ubicación virtual  porque estaban situados geográficamente en tres zonas horarias distintas. “Skype mantuvo a todos en la misma página, en sentido literal y figurado”, señala Stephens.

Feedback , confianza y apopo constantes

“No puede subestimarse el papel de Kris Eriksen . Después de solicitar los servicios de la VOST  interactócon el equipo a diario para coordinar sus esfuerzos con los suyos propios, así como proporcionar la información vital que necesitan para realizar su labor.”

Eriksen mostró, además una gran  confianza en el equipo “ por ejemplo, dándoles detalles que no podían contar al público hasta un tiempo determinado, y agradeciéndoles  sus esfuerzos durante todo el período en que se activaron .”

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